Ch8. 공문서 경어법과 호칭 — 올바른 경어와 직위 표기

공문서 경어법 원칙

공문서 경어 기본 원칙:
① 수신자에 대한 경어 사용 (대외 문서)
② 과도한 경어·겸양어 지양
③ 일관성 유지 (같은 문서에서 경어 수준 통일)
④ 내부 문서: 경어 간소화 가능

경어 단계:
- 합쇼체 (공식 대외 문서): ~습니다, ~하겠습니다
- 해요체: 일부 안내문·홍보물
- 해라체: 규정·고시 등 일방적 법령 문서

공문서에서 자주 틀리는 경어

잘못된 경어 → 올바른 표현:

"알려드리겠습니다" (X, 이중 경어)
→ "알립니다" (O) 또는 "알려 드립니다" (O)

"말씀드리겠습니다"
→ 공문서에서는 "알립니다" 또는 "통보합니다"

"○○ 부처님"
→ 기관은 '님' 사용 안 함: "○○부 귀중" 또는 "○○부 장관"

"주시기 바랍니다"
→ 표준: "하시기 바랍니다" 또는 "하여 주시기 바랍니다"

"가부간에 통지하여 주십시오"
→ 올바름. '가부간에' = 찬성·반대 여부 모두.

직위와 호칭 표기

직위 표기 원칙

공문서 직위 표기:
- 직위 + 성명 순: "기획과장 홍길동"
- 성명 + 직위 순 (일부): "홍길동 과장"

기관 내부 문서:
- "홍길동 과장" 또는 "홍 과장" (친밀한 내부)

대외 공문서:
- 직위를 먼저: "기획관리실장 홍길동"
- 직위 없을 경우: "홍길동 귀하" (개인 수신)

기관 수신:
- "○○시청 귀중" (기관 전체 수신)
- "○○시청 기획국장 귀하" (특정 직위 수신)

직급과 직위 구분

직급 (공무원 계급):
- 1급~9급, 특정직 (외교관·검사 등)
- 공문서 표기: 직위를 사용

직위 (보직):
- 실장·국장·과장·계장 등
- 공문서에서 직위로 호칭이 원칙

직함 표기 예:
"행정안전부 차관 ○○○" (직위 + 이름)
"○○시청 기획조정실장 ○○○"

발신·수신 표기

수신 표기:
수신: ○○도지사 (상위 기관 수신 시 직위 표기)
수신: ○○시장, ○○군수 (수신처 복수 시 열거)
수신: 수신처 참조 (다수 기관 수신 → 하단에 목록)

발신 표기:
발신: 기관명 + 장의 직위 + 이름 (직인)
예) 발신: ○○시장 홍길동 (직인)

경유 표기:
경유: 직속 상급 기관 (다단계 보고)
경유 기관이 검토 후 상위 기관에 전달

결재란과 서명

결재 표시:
결재 = 결정권자의 승인

결재란 구성:
담당 → 팀장(계장) → 과장 → 국장 → 기관장

전자 결재:
- 행정 전자 서명 (공인 전자 문서)
- 전자 직인 포함

서명 방법:
- 서명 또는 사인
- 도장 (공무원: 직인, 기관: 기관 직인)

결재 종류:
① 사전 결재: 시행 전 결재
② 사후 결재: 긴급 시 먼저 시행 후 결재 (예외)
③ 전결: 위임받은 결재 (직위 위임)

핵심 개념 카드

기관 수신 경어 ★★★★★ : 기관은 “귀중”, 특정 직위자는 “귀하”. “○○시청 귀중” / “○○과장 귀하”. 암기 포인트: 기관=귀중, 개인=귀하

직위 + 성명 순서 ★★★★★ : 대외 공문서는 직위 앞, 성명 뒤. “기획과장 홍길동”. 암기 포인트: 대외=직위+이름 순

전결의 의미 ★★★★☆ : 상위 결재권자가 하위 직위에 결재 권한을 위임. 전결 문서는 위임받은 직위가 최종 결재. 암기 포인트: 전결=위임된 결재

실전 퀴즈

Q. 여러 기관에 동시에 발송할 때 수신 표기 방법은?

“수신: 수신처 참조”라고 적고, 문서 하단에 수신 기관 목록을 별도로 표기.

Q. “알려드리겠습니다”의 문제점과 올바른 표현은?

“알려드리겠습니다”는 ‘-려’, ‘-드리겠습니다’의 이중 경어 표현. “알립니다” 또는 “알려 드립니다”로 수정.

OIYO 편집부