Ch1. 공문서의 구조 — 공공기관 문서는 왜 이렇게 쓰는가

공문서란 무엇인가

**공문서(公文書)**는 공공기관이 업무 수행을 위해 작성하거나 접수한 공식 문서입니다.

공무원 채용 시험, 공공기관 입사, 행정학 공부 — 어디에서든 공문서 작성법은 핵심 역량입니다. 민간 기업의 보고서와 달리 공문서는 법령과 규정에 따른 엄격한 형식을 요구합니다.

근거 법령: 행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 (대통령령), 행정업무 운영 편람

공문서의 종류

성질에 따른 분류

종류	설명	예시
법규 문서	법령, 고시, 훈령, 예규 등 법적 효력이 있는 문서	시행령, 시행규칙
지시 문서	상위 기관이 하위 기관에 지시하는 문서	지시, 공고
공고 문서	대외적으로 알리는 문서	공고, 고시
비치 문서	내부 보관용 문서	비치카드, 대장
민원 문서	민원 관련 문서	민원신청서, 처리결과 통보
일반 문서	위에 해당하지 않는 모든 문서	기안문, 보고서, 협조문

유통 방향에 따른 분류

기안문: 내부 결재를 위해 작성하는 초안
시행문: 결재 후 외부로 발송하는 완성 문서
보고서: 상위 기관이나 상급자에게 보고하는 문서
협조문: 같은 기관 내 다른 부서나 관련 기관에 협조 요청하는 문서

공문서의 기본 구조

공문서는 크게 두문 - 본문 - 결문으로 구성됩니다.

두문 (頭文)

문서의 앞부분. 기관명, 수신, 제목을 포함합니다.

행정기관명
수신  (기관명 또는 내부 결재)
(경유)
제목  공문서 제목

수신: 문서를 받는 기관 또는 “내부결재” 표시
경유: 중간 경유 기관이 있을 경우 기재
제목: 핵심 내용을 명확히, 20자 내외

본문 (本文)

실제 내용을 담는 부분. 항목 체계(번호 규칙)에 따라 구성합니다.

구성 순서:

주요 내용 (목적, 배경)
세부 사항
첨부 자료 안내 (있을 경우)

결문 (結文)

문서의 뒷부분.

끝.

붙임  1. 관련 자료 1부. 
      2. 보고서 1부.  끝.

본문 끝에 “끝.”을 붙임
붙임(첨부)이 있으면 붙임 목록 후 “끝.”

제목의 원칙

공문서 제목은 읽지 않아도 내용을 알 수 있어야 합니다.

나쁜 제목: “보고서 제출 요청의 건” → 무슨 보고서인지, 왜인지 알 수 없음

좋은 제목: “2025년 하반기 직원 교육 참석 실적 제출 요청” → 언제, 무엇을, 왜 요청하는지 명확

제목 작성 원칙:

명사형으로 마무리 (”~ 요청”, ”~ 통보”, ”~ 안내”)
핵심 정보(연도, 대상, 목적)를 포함
20자 내외 권장
모호한 어구 금지 (“관련”, “건”, “사항” 남발 금지)

항목 체계 (번호 규칙)

공문서에서 항목을 구분할 때는 정해진 번호 체계를 따릅니다.

1단계: 가., 나., 다. 2단계: 1), 2), 3) 3단계: 가), 나), 다) 4단계: (1), (2), (3) 5단계: (가), (나), (다)

예시:

가. 교육 개요
   1) 교육 목적
      가) 직무역량 강화
      나) 조직 문화 개선
   2) 교육 대상

나. 교육 일정

항목이 하나뿐이면 번호를 매기지 않습니다.

날짜와 숫자 표기

날짜: 연도. 월. 일. (마침표 사용) → 예: 2025. 5. 5.

숫자: 아라비아 숫자 사용 → 예: 십만 원 ✗ → 100,000원 ✓ → 예: 이십다섯 명 ✗ → 25명 ✓

금액: 숫자로 쓰고 한자어 단위 병기 가능 → 예: 1,000,000원(백만 원)

시간: 24시간제 사용 → 예: 오후 2시 ✗ → 14:00 ✓

문장 표현 원칙

주어-서술어 호응

공문서에서 가장 흔한 오류: 주어와 서술어의 불일치.

오류: “본 계획에 따라 교육 실시 예정이오니 소속 직원 참석 바랍니다.” → 주어가 불명확, 서술어 호응 없음

수정: “본 계획에 따라 교육을 실시할 예정이오니, 소속 직원들이 참석하도록 해주시기 바랍니다.”

명확한 서술어 사용

피할 표현	대체 표현
”관련하여 알려드립니다"	"안내드립니다” / “통보합니다"
"조치 바랍니다"	"처리해 주시기 바랍니다"
"~ 할 계획임"	"~ 할 예정입니다"
"검토 후 회신 요망"	"검토하여 2025. 5. 31.까지 회신하여 주시기 바랍니다”

문장 길이

한 문장에 하나의 의미
50자 이내 권장
복잡한 내용은 번호 항목으로 분리

문서 번호 체계

모든 공문서에는 문서 번호가 붙습니다.

형식: 기관 코드 - 부서 기호 - 연도 - 일련번호

예: 행정기관-총무팀-2025-0042

문서 번호는 문서 추적과 보관을 위해 필수입니다. 내부 결재 문서(기안문)와 외부 발송 문서(시행문)의 번호가 연결됩니다.

학습 체크리스트

공문서의 6가지 종류를 성질에 따라 구분할 수 있다
두문-본문-결문의 구성 요소를 설명할 수 있다
올바른 제목 작성 원칙을 적용할 수 있다
5단계 항목 번호 체계를 순서대로 쓸 수 있다
날짜·숫자 표기 원칙을 적용할 수 있다
주어-서술어 호응 오류를 교정할 수 있다

OIYO 편집부