Ch3. 문장을 짧고 분명하게 쓰는 법 — 공문서 문장력 실전 훈련

왜 공문서는 어렵게 읽히는가

많은 공문서가 읽기 어려운 이유는 세 가지입니다:

1. 문장이 너무 길다: 한 문장 안에 여러 개념을 욱여넣음
2. 주어가 불분명하다: 누가 하는 것인지 모호
3. 관습적 표현을 쌓아 쓴다: 실질 내용 없이 형식만

이 강의는 실제 공문서에서 자주 나타나는 문제를 유형별로 분류하고, 즉시 적용 가능한 교정 원칙을 제시합니다.

---

원칙 1: 한 문장에 하나의 의미

가장 기본적인 원칙입니다. 한 문장에 하나의 주어와 하나의 서술어. 복잡한 내용은 문장을 나눕니다.

문제 문장:

“이번 행사는 전체 직원의 참여를 목표로 하며, 참여 부진 시 추가 독려 방안을 마련하고, 행사 종료 후 결과 보고서를 작성하여 차장 이상 관리자에게 배포할 계획입니다.”

교정:

“이번 행사의 목표는 전체 직원 참여입니다. 참여가 부진하면 추가 독려 방안을 마련합니다. 행사 종료 후에는 결과 보고서를 작성하여 차장 이상 관리자에게 배포합니다.”

문장 하나를 세 개로 나눠 명확성이 크게 높아졌습니다.

---

원칙 2: 주어를 명확히 쓴다

공문서에서 주어가 생략되거나 불분명한 경우가 많습니다. 누가 어떤 행동을 해야 하는지 명확해야 합니다.

문제 문장:

“관련 서류를 검토하여 조치 바랍니다.”

→ 누가 검토하고 조치해야 하는가?

교정:

“○○과장께서 첨부된 서류를 검토하고 2025. 6. 10.까지 결과를 알려 주시기 바랍니다.”

문제 문장:

“해당 사업은 추진 여부를 결정할 필요가 있습니다.”

→ 누가 결정하는가?

교정:

“해당 사업 추진 여부를 경영진이 2025. 6. 30.까지 결정하여 주시기 바랍니다.”

---

원칙 3: 피동 표현 최소화

공문서에서 피동형이 과도하게 사용됩니다. 능동 표현이 더 명확합니다.

피동 표현	능동 표현
”교육이 실시될 예정입니다"	"교육을 실시할 예정입니다"
"보고서가 제출되었습니다"	"보고서를 제출하였습니다"
"검토가 완료된 후"	"검토를 완료한 후"
"계획이 수립되어"	"계획을 수립하여”

예외: 행위자가 불분명하거나 행위자보다 대상이 중요할 때는 피동 사용 가능. 예: “이번 사고는 안전 불감증에 의해 발생하였습니다.”

---

원칙 4: 관습적 표현 제거

공문서에서 습관적으로 쓰이지만 실질 내용이 없는 표현들이 있습니다.

제거 대상 표현

관습적 표현	대체 방향
”위와 같이 보고드립니다”	삭제 (마지막 항목 끝에 ‘끝.‘으로 충분)
“바쁘신 줄 아오나”	삭제
”시행하오니 참고하시기 바랍니다"	"참고하여 주시기 바랍니다"
"알려드리고자 합니다"	"알려드립니다"
"~할 예정이오니"	"~할 예정이니"
"~하여 주시기 바라옵니다"	"~하여 주시기 바랍니다"
"관련하여” (반복)	첫 언급 후 생략 가능

---

원칙 5: 접속어를 올바르게 쓴다

잘못된 접속어 사용이 문장 의미를 왜곡합니다.

원인-결과 vs 단순 순서

오류: “행사가 취소되어 일정을 조정하겠습니다.” → ‘취소’가 ‘일정 조정’의 원인이 되는 것은 이상하지 않지만, 어색한 인과 관계

교정: “행사가 취소되었으므로 일정을 조정하겠습니다.” 또는: “행사 취소에 따라 일정을 조정하겠습니다.”

흔한 접속어 실수

잘못된 사용	올바른 사용
”그리고 또한” (중복)	“또한"
"하지만 그러나” (중복)	“그러나"
"따라서 그러므로” (중복)	“따라서"
"~하고, ~하며, ~하여” (나열 과다)	문장 분리

---

원칙 6: 부정 표현보다 긍정 표현

부정 표현은 이해를 어렵게 합니다.

부정 표현	긍정 표현
”미제출자는 감점 대상이 됩니다"	"제출한 직원은 가점을 받습니다"
"기한을 지키지 않으면 처리가 안 됩니다"	"기한 내 제출 시에만 처리됩니다"
"불참자는 교육 이수를 완료한 것으로 인정되지 않습니다"	"참석자만 교육 이수를 인정합니다”

---

문장 교정 실전 연습

연습 1

원문: “이와 관련하여 당부서에서는 관련 사항에 대하여 면밀히 검토한 결과를 토대로 하여 향후 관련 계획을 수립할 예정입니다.”

문제점:

• “이와 관련하여” 모호
• “관련 사항에 대하여” 중복
• “면밀히 검토한 결과를 토대로 하여” 불필요한 수식

교정: “당부서는 검토 결과를 바탕으로 향후 계획을 수립할 예정입니다.”

---

연습 2

원문: “전 직원 여러분들께서는 금번 행사에 적극적인 참여를 부탁드리오며, 관련 문의 사항 발생 시에는 담당자에게 연락 주시면 됩니다.”

문제점:

• “여러분들” (복수 중복)
• “금번” (한자어, 이번으로 충분)
• “발생 시에는” 불필요

교정: “직원 여러분의 적극적인 참여를 부탁드립니다. 문의 사항은 담당자에게 연락 주시기 바랍니다.”

---

연습 3

원문: “첨부 자료를 검토하신 후 의견이 있으신 분들께서는 아래의 이메일로 의견을 보내주시기 바라옵니다.”

문제점:

• “있으신 분들께서는” 과도한 높임
• “바라옵니다” 구형 표현

교정: “첨부 자료를 검토하신 후 의견이 있으면 아래 이메일로 보내 주시기 바랍니다.”

---

숫자와 단위 표기 재정리

명확한 문장은 숫자와 단위를 정확히 씁니다.

날짜: 2025. 5. 5. (마침표 사용)

시간: 14:00 (24시간제), 오전 10시 30분 (대외 문서)

금액: 10,000,000원 (쉼표 구분), 필요 시 한글 병기 “10,000,000원(일천만 원)”

수량: 5명, 3건, 10부 (아라비아 숫자 + 단위)

퍼센트: 15% (한글 “퍼센트” 대신 기호 사용)

---

학습 체크리스트

• 문장을 분리하여 한 문장에 하나의 의미만 담을 수 있다
• 주어를 명확히 제시할 수 있다
• 피동 표현을 능동으로 바꿀 수 있다
• 관습적 표현 10개를 제거하거나 교정할 수 있다
• 연습 3개를 보고 자신의 판단으로 교정할 수 있다