Ch2. 보고서·기안문·시행문 — 각 문서의 역할과 실전 작성법

세 가지 핵심 문서

공공기관에서 가장 자주 작성하는 문서는 세 가지입니다.

문서	목적	수신
보고서	상급자에게 현황·결과 전달	내부 (기관장·팀장 등)
기안문	특정 업무 처리에 대한 결재 요청	내부 결재선
시행문	결재 완료 후 외부 발송	외부 기관

세 문서는 따로 작성되지 않고 연결된 흐름 속에 있습니다: 기안문으로 결재 → 결재 완료 → 시행문으로 발송.

보고서 (Report)

보고서란

상급자나 기관장에게 업무 현황, 사업 결과, 현안 사항을 알리는 문서입니다. 결재를 받을 수도 있고, 정보 전달만을 목적으로 할 수도 있습니다.

보고서의 핵심 원칙

결론부터 쓰기 (Bottom Line Up Front, BLUF)

공문서 보고서는 소설이 아닙니다. 읽는 사람은 바쁩니다. 첫 단락에 핵심 결론을 제시해야 합니다.

나쁜 보고서:

“지난 1년간 예산 운영 현황을 검토한 결과, 여러 항목에서 불용액이 발생하였으며…” (결론이 맨 마지막에 나옴)

좋은 보고서:

“2024년도 예산 잔액이 1,500만 원 발생하였습니다. 주요 원인은 3분기 행사 취소(800만 원)와 인건비 절감(700만 원)입니다.” (첫 줄에 결론, 이어서 이유)

보고서 구조

1. 개요 (또는 배경)
   - 보고 목적, 배경, 근거

2. 현황 (또는 추진 경과)
   - 사실과 데이터 중심

3. 문제점 (또는 주요 이슈)
   - 현황에서 발견된 문제

4. 대책 (또는 향후 계획)
   - 구체적 일정, 담당자, 방법 포함

5. 붙임 (자료가 있을 경우)

분량과 형식

일반 보고서: A4 1~2장
계획 보고서: 3~5장
종합 보고서: 별도 표지 + 목차 + 10장 이내

분량보다 중요한 것은 불필요한 내용 제거. “보고드리겠습니다”, “살펴보시기 바랍니다” 같은 의례적 문구는 삭제합니다.

기안문 (起案文)

기안문이란

특정 업무를 처리하기 위해 결재권자의 승인을 받으려고 작성하는 문서입니다. 내부적으로 결재가 완료되면 시행문으로 발송되거나, 내부 처리만으로 완료됩니다.

기안문의 필수 요소

행정기관명
수신  내부결재
제목  [내용을 한눈에 알 수 있는 제목]

1. 관련 근거
   가. (관련 법령 또는 지침)
   나. (관련 공문 번호)

2. 현황 (또는 배경)

3. 추진 내용
   가. 목적
   나. 일시 및 장소
   다. 대상
   라. 내용
   마. 예산

4. 향후 일정

끝.

붙임 1. [첨부 자료 목록]  끝.

기안문 작성 요령

1. 근거부터 제시

처음에 관련 법령, 지침, 상위 지시 사항을 명시합니다. 이것이 없으면 “왜 이 업무를 하는가”에 대한 답이 없어집니다.

2. 숫자와 날짜 구체화

“조속히 처리” ✗ → “2025. 6. 30.까지 처리” ✓

“상당한 예산이 필요” ✗ → “소요 예산 약 5,000,000원” ✓

3. 담당자와 책임 명확화

“해당 부서에서 처리” ✗ → “○○과 ○○○ 담당주무관 처리” ✓

결재선 설계

기안문은 결재선(決裁線)에 따라 순차적으로 검토·승인됩니다.

일반적 결재선: 주무관(기안) → 팀장(검토) → 과장(검토) → 국장(결재) → 기관장(전결 또는 결재)

전결(專決): 기관장이 특정 사안의 결재 권한을 하위 직급에 위임. 위임전결 규정에 따라 과장·국장이 최종 결재 가능.

대결(代決): 결재권자 부재 시 차상위자가 대신 결재하고 추후 보고.

결재 방식

협조 결재: 다른 부서가 관련된 경우, 해당 부서의 장도 결재선에 포함
병렬 결재: 같은 단계의 부서들이 동시에 검토

시행문 (施行文)

시행문이란

기안문이 결재를 받은 후 외부 기관에 발송되는 완성된 공문서입니다.

기안문 ≠ 시행문. 기안문은 내부 결재용이고, 시행문은 외부 발송용입니다. 동일한 내용이더라도 형식이 다릅니다.

시행문의 구성

[행정기관 로고]
행정기관명

수신  ○○시장 (○○과장)
(경유)
제목  2025년도 직원 교육 참석 요청

1. ...

끝.

    붙임 1. 교육 일정표 1부.  끝.

수신자

행정기관명
주소  / 우편번호
전화  / 전송
/ 홈페이지
공개 구분 / 결재일자
문서 번호

시행문 특이 사항

“수신자” 기재 방식:

단일 수신: 기관명 + 담당자 괄호 표시 예) “○○교육청교육감 (○○과장)”
복수 수신: 별도 수신자 목록 또는 “수신자 참조”

시행일자: 결재일과 다를 수 있습니다. 시행문에는 시행일자를 명시합니다.

자주 나오는 오류 교정

오류 1: “~의 건” 남용

오류: “2025년도 직원 교육 실시 계획 수립의 건” 교정: “2025년도 직원 교육 실시 계획”

“~의 건”, “~에 관한 건”은 불필요한 수식어입니다.

오류 2: 이중 높임

오류: “말씀드리겠습니다”, “검토하여 주시기 바라옵니다” 교정: “알려드립니다”, “검토하여 주시기 바랍니다”

오류 3: 피동 남용

오류: “교육이 실시될 예정입니다” 교정: “교육을 실시할 예정입니다”

공문서는 능동 표현을 선호합니다.

오류 4: 모호한 기한

오류: “가능한 빨리 제출 바랍니다” 교정: “2025. 5. 31.(금)까지 제출하여 주시기 바랍니다”

오류 5: 수동적 마무리

오류: “위와 같이 보고드립니다” 교정: 마지막 항목 끝에 “끝.” 표시만으로 충분

실전 적용: 교육 실시 기안문 예시

행 정 기 관 명

수신  내부결재

제목  2025년 하반기 직무교육 실시 계획

1. 관련 근거
   가. ○○기관 직원교육 운영 규정 제12조
   나. 2025년 인재개발 추진계획 (행정관리팀-1234)

2. 추진 내용
   가. 목 적: 직원 직무역량 강화 및 조직문화 개선
   나. 교육 일시: 2025. 9. 1.(월) ~ 9. 5.(금) 09:00 ~ 18:00
   다. 교육 장소: 기관 대강당 (○○동 3층)
   라. 교육 대상: 전 직원 120명
   마. 소요 예산: 6,000,000원 (교육훈련비)

3. 향후 일정
   가. 수강 신청: 2025. 8. 1. ~ 8. 20.
   나. 강사 섭외: 2025. 8. 1. ~ 8. 25.
   다. 교육 실시: 2025. 9. 1. ~ 9. 5.

끝.

붙임 1. 교육 세부 일정표 1부.
      2. 강사 약력 1부.  끝.

학습 체크리스트

보고서·기안문·시행문의 차이를 설명할 수 있다
결론 먼저 쓰기(BLUF) 원칙을 보고서에 적용할 수 있다
기안문의 필수 구성 요소를 순서대로 나열할 수 있다
결재선의 구성과 전결·대결의 차이를 설명할 수 있다
5가지 흔한 오류를 교정할 수 있다

OIYO 편집부