Principios de contabilidad — Asientos, pases al mayor y balance de comprobación

El capítulo 1 mostró que una transacción mueve a la vez dos lados de la ecuación. Este capítulo trata el procedimiento que lleva ese movimiento a los libros: asiento → pase al mayor → balance de comprobación. El flujo se repite durante el periodo y, al cierre, continúa con los ajustes y el cierre del capítulo 3. Todo el proceso se llama ciclo contable.

1. Cuentas y saldo normal

A. Una cuenta reúne aumentos y disminuciones de la misma naturaleza

La unidad que reúne las variaciones de igual naturaleza —efectivo, cuentas por cobrar, préstamos, ventas— es una cuenta. Cada cuenta tiene un lado izquierdo (debe) y uno derecho (haber); como se parece a una T, se llama cuenta T.

B. En qué lado se anota

Si los ocho elementos de la transacción del capítulo 1 se llevan a cuentas, resultan las reglas siguientes. El lado donde se anotan los aumentos es el lado del saldo normal de la cuenta.

Los gastos van al debe porque reducen el patrimonio. Una disminución del patrimonio se anota en el debe, así que un gasto que lo reduce también. Los ingresos, que lo aumentan, van al haber.

2. El asiento: repartir la transacción entre debe y haber

Registrar un asiento es decidir en cada transacción ① qué cuentas cambian, ② por cuánto y ③ en qué dirección. El libro que reúne los asientos es el libro diario. Las seis transacciones de marzo del capítulo 1 se registran así.

Algunas transacciones afectan a tres o más cuentas. Si del equipo de 3 millones de wones solo se hubiera pagado 1 millón en efectivo y el resto a crédito, el asiento sería: debe equipo 300; haber efectivo 100 y otras cuentas por pagar 200. Es un asiento compuesto. La suma del debe sigue siendo igual a la del haber.

3. El pase al mayor: trasladar los asientos cuenta por cuenta

El diario se lleva en orden cronológico, así que es difícil ver de un vistazo el saldo de cada cuenta. Por eso el importe del debe de cada asiento se copia al debe de la cuenta correspondiente y el del haber a su haber. Es el pase al mayor, y el libro que reúne todas las cuentas es el libro mayor.

Los programas contables terminan el pase automáticamente en cuanto se introduce un comprobante. Aun así, conocer la estructura del pase es lo que permite rastrear hacia atrás, desde la pantalla del mayor, por qué un saldo es el que es.

4. El balance de comprobación: reunir los saldos del mayor en una página

A. Tipos de balance de comprobación

• De sumas: reúne el total del debe y del haber de cada cuenta.
• De saldos: reúne solo el saldo de cada cuenta.
• De sumas y saldos: muestra ambos.

El balance de saldos de marzo muestra en el debe efectivo 1.200, cuentas por cobrar 300, equipo 300 y alquiler 100, en total 19 millones de wones; en el haber, préstamos 400, capital 1.000 e ingresos por servicios 500, también 19 millones. Ambos lados coinciden.

B. La ecuación del balance de comprobación

En el balance de comprobación, las cuentas de ingresos y gastos aún no se han cerrado contra las ganancias acumuladas. Por eso la ecuación del capítulo 1 pasa a ser:

Con números, $1{,}800 + 100 = 400 + 1{,}000 + 500$. Al cerrar ingresos y gastos contra las ganancias acumuladas al final del periodo, vuelve a la forma $\text{Activo} = \text{Pasivo} + \text{Patrimonio}$.

5. Errores que el balance encuentra y errores que no

Si los totales del debe y del haber no coinciden, hay un error de registro: se pasó un solo lado, se copió mal un importe en un lado (300 como 30, por ejemplo) o un saldo se llevó al lado contrario.

6. El lugar del balance de comprobación en el ciclo contable

Vistos como un solo flujo, el registro durante el periodo y el cierre quedan así.

A. Comprobantes y documentación soporte

En la práctica se usan comprobantes en lugar del diario: de ingreso cuando entra efectivo, de egreso cuando sale y de traspaso cuando no se mueve efectivo. La transacción ④ de marzo (venta a crédito) no mueve efectivo, por lo que es un comprobante de traspaso. Cada comprobante debe llevar documentación soporte como una factura tributaria, un contrato o un justificante de transferencia. Los comprobantes sin soporte son lo primero que se cuestiona en auditorías e inspecciones tributarias.

B. Cuentas que se cierran y cuentas que no

Las cuentas de ingresos y gastos son cuentas temporales que reúnen el resultado de un periodo; al cierre se trasladan a ganancias acumuladas y su saldo queda en cero. Las cuentas de activo, pasivo y patrimonio son cuentas permanentes, y su saldo final pasa a ser el saldo inicial del periodo siguiente. Al cerrar a fines de marzo, desaparecen los ingresos por servicios de 5 millones y el alquiler de 1 millón, y aparecen ganancias acumuladas por 4 millones.

Ejercicio

La transacción ⑤ de marzo (cobro de 2 millones de wones de clientes) se registró por error como debe efectivo 200 / haber ingresos por servicios 200. ¿Cuáles son los totales del debe y del haber del balance de saldos y cuadra? ¿Qué cuentas quedan distorsionadas?

El efectivo sigue en 12 millones. Las cuentas por cobrar no bajan y quedan en 5 millones, y los ingresos por servicios pasan a 7 millones. El total del debe es $1{,}200 + 500 + 300 + 100 = 2{,}100$ y el del haber $400 + 1{,}000 + 700 = 2{,}100$ (en decenas de miles de wones): el balance cuadra. Pero las cuentas por cobrar y las ventas están sobrevaloradas en 2 millones cada una, y el resultado queda inflado en 2 millones. El balance de comprobación por sí solo no detecta este error.

Referencias

• Jerry Weygandt, Paul Kimmel y Donald Kieso, Financial Accounting with International Financial Reporting Standards, cap. 2–3
• Korea Accounting Standards Board, Marco Conceptual para la Información Financiera
• Korean Institute of Certified Public Accountants, norma de auditoría 500 (Evidencia de auditoría)