Principes de comptabilité — Écritures, report au grand livre et balance

Le chapitre 1 a montré qu’une opération fait bouger deux côtés de l’équation à la fois. Ce chapitre traite de la procédure qui transpose ce mouvement dans les livres : écriture → report → balance. Ce flux se répète pendant l’exercice et se prolonge, à la clôture, par les écritures de régularisation et de clôture du chapitre 3. L’ensemble s’appelle le cycle comptable.

1. Les comptes et leur solde normal

A. Un compte regroupe les variations de même nature

L’unité qui rassemble les augmentations et diminutions de même nature — trésorerie, créances clients, emprunts, chiffre d’affaires — est un compte. Chaque compte a un côté gauche (débit) et un côté droit (crédit) ; comme il ressemble à un T, on l’appelle compte en T.

B. De quel côté écrire

En transposant aux comptes les huit éléments d’une opération du chapitre 1, on obtient les règles suivantes. Le côté où l’on inscrit les augmentations est celui du solde normal du compte.

Les charges sont au débit parce qu’elles réduisent les capitaux propres. Une diminution des capitaux propres s’inscrit au débit, donc une charge qui les réduit aussi. Les produits, qui les augmentent, sont au crédit.

2. La passation des écritures : répartir l’opération entre débit et crédit

Passer une écriture consiste à déterminer pour chaque opération ① quels comptes varient, ② de combien et ③ dans quel sens. Le livre qui rassemble les écritures est le journal. Les six opérations de mars du chapitre 1 se journalisent ainsi.

Certaines opérations touchent trois comptes ou plus. Si seulement 1 million des 3 millions de wons d’équipement avait été payé comptant et le reste à crédit, l’écriture serait : débit équipement 300, crédit trésorerie 100 et autres dettes 200. C’est une écriture composée. Le total des débits reste égal à celui des crédits.

3. Le report : transférer les écritures compte par compte

Le journal est tenu dans l’ordre chronologique ; il est donc difficile d’y lire le solde de chaque compte. On recopie le montant débité de chaque écriture au débit du compte concerné et le montant crédité à son crédit. C’est le report, et le livre qui réunit tous les comptes est le grand livre.

Les logiciels comptables achèvent le report automatiquement dès la saisie d’une pièce. Connaître la structure du report reste pourtant ce qui permet de remonter, depuis l’écran du grand livre, à l’origine d’un solde.

4. La balance : réunir les soldes du grand livre sur une page

A. Les types de balance

• Balance des totaux : réunit le total des débits et des crédits de chaque compte.
• Balance des soldes : ne réunit que le solde de chaque compte.
• Balance générale : présente les deux.

La balance des soldes de mars porte au débit la trésorerie 1 200, les créances 300, l’équipement 300 et le loyer 100, soit 19 millions de wons ; au crédit les emprunts 400, le capital 1 000 et les prestations 500, soit aussi 19 millions. Les deux côtés concordent.

B. L’équation de la balance

Dans la balance, les comptes de produits et de charges n’ont pas encore été soldés dans les résultats non distribués. L’équation du chapitre 1 devient donc :

En chiffres, $1{,}800 + 100 = 400 + 1{,}000 + 500$. Une fois les produits et les charges soldés dans les résultats non distribués à la clôture, on retrouve $\text{Actif} = \text{Passif} + \text{Capitaux propres}$.

5. Les erreurs que la balance détecte et celles qu’elle manque

Si les totaux débit et crédit de la balance diffèrent, il y a une erreur : un seul côté a été reporté, un montant a été mal recopié d’un côté (300 écrit 30, par exemple) ou un solde a été porté du mauvais côté.

6. La place de la balance dans le cycle comptable

Vus comme un seul flux, l’enregistrement en cours d’exercice et la clôture se présentent ainsi.

A. Pièces comptables et justificatifs

En pratique, on utilise des pièces comptables plutôt qu’un journal : pièce de recette quand la trésorerie entre, pièce de dépense quand elle sort, pièce d’opérations diverses quand elle ne bouge pas. L’opération ④ de mars (vente à crédit) ne fait pas bouger la trésorerie : c’est une pièce d’opérations diverses. Chaque pièce doit être étayée par un justificatif — facture fiscale, contrat, avis de virement. Les pièces sans justificatif sont les premières mises en cause lors d’un audit ou d’un contrôle fiscal.

B. Comptes à solder et comptes reportés

Les comptes de produits et de charges sont des comptes temporaires qui mesurent la performance d’un exercice : à la clôture, on les transfère dans les résultats non distribués et on ramène leur solde à zéro. Les comptes d’actif, de passif et de capitaux propres sont des comptes permanents dont le solde de clôture devient le solde d’ouverture suivant. En clôturant fin mars, les prestations de 5 millions et le loyer de 1 million disparaissent, et des résultats non distribués de 4 millions apparaissent.

Exercice

L’opération ⑤ de mars (encaissement de 2 millions de wons de créances) a été journalisée par erreur en débit trésorerie 200 / crédit prestations de services 200. Quels sont les totaux débit et crédit de la balance des soldes, et est-elle équilibrée ? Quels comptes sont faussés ?

La trésorerie reste à 12 millions. Les créances ne baissent pas et restent à 5 millions, et les prestations passent à 7 millions. Le total débit vaut $1{,}200 + 500 + 300 + 100 = 2{,}100$ et le total crédit $400 + 1{,}000 + 700 = 2{,}100$ (en dizaines de milliers de wons) : la balance est équilibrée. Mais les créances et le chiffre d’affaires sont chacun surévalués de 2 millions, et le résultat est gonflé d’autant. La balance seule ne peut pas révéler cette erreur.

Références

• Jerry Weygandt, Paul Kimmel et Donald Kieso, Financial Accounting with International Financial Reporting Standards, chap. 2–3
• Korea Accounting Standards Board, Cadre conceptuel de l’information financière
• Korean Institute of Certified Public Accountants, norme d’audit 500 (Éléments probants)