Ch2. 컴퓨터활용능력 1급 — 데이터베이스·피벗테이블·매크로

이번 강의 학습 목표

컴퓨터활용능력 1급 실기 시험의 두 번째 핵심 영역인 데이터베이스 함수, 정렬·필터, 피벗테이블, 매크로를 집중 학습합니다. 이 영역들은 스프레드시트 실기 시험에서 각각 독립적인 작업 지시로 출제되며, 숙련도에 따라 시간 배분이 달라지므로 반복 연습이 필수입니다.

데이터베이스 함수 (Database Functions)

개요 및 구조

데이터베이스 함수는 특정 **조건(criteria)**을 만족하는 레코드에 대해서만 집계를 수행합니다. 일반 SUMIF/COUNTIF와 달리, 조건을 별도 셀 범위에 표 형태로 지정하는 것이 특징입니다.

데이터베이스 함수 공통 구조:
=D함수(데이터베이스, 필드, 조건범위)

인수 설명:
- 데이터베이스: 머리글을 포함한 전체 데이터 표 범위 (예: A1:F100)
- 필드: 집계할 열 (머리글 이름 문자열 또는 열 번호)
- 조건범위: 조건 머리글 + 조건값으로 구성된 별도 셀 범위

조건 범위(Criteria Range) 작성 규칙:

첫 행: 데이터베이스의 머리글과 동일한 필드명
두 번째 행 이하: 조건값
같은 행의 조건 → AND 관계
다른 행의 조건 → OR 관계

조건 범위 예시:

[AND 조건: 지역이 서울이고 점수 80 이상]
  지역    점수
  서울   >=80

[OR 조건: 지역이 서울이거나 부산인 경우]
  지역
  서울
  부산

DSUM — 조건부 합계

=DSUM(데이터베이스, 필드, 조건범위)

예시:
데이터베이스: A1:D100 (머리글: 이름, 지역, 점수, 금액)
조건범위: F1:G2 (지역="서울", 점수>=80)

=DSUM(A1:D100, "금액", F1:G2)
→ 지역이 서울이고 점수가 80 이상인 레코드의 금액 합계

=DSUM(A1:D100, 4, F1:G2)
→ 4번째 열(금액)을 대상으로 동일 계산

DAVERAGE — 조건부 평균

=DAVERAGE(데이터베이스, 필드, 조건범위)

예시:
=DAVERAGE(A1:D100, "점수", F1:F3)
→ 조건범위(F1:F3)에 해당하는 레코드의 점수 평균

DCOUNT / DCOUNTA — 조건부 개수

DCOUNT: 숫자가 있는 셀의 개수
=DCOUNT(데이터베이스, 필드, 조건범위)

DCOUNTA: 비어있지 않은 셀의 개수 (문자 포함)
=DCOUNTA(데이터베이스, 필드, 조건범위)

예시:
=DCOUNT(A1:D100, "점수", F1:G2)
→ 조건에 맞는 레코드 중 점수 필드에 숫자가 있는 개수

DMAX / DMIN — 조건부 최대·최소

=DMAX(데이터베이스, 필드, 조건범위)  ← 최대값
=DMIN(데이터베이스, 필드, 조건범위)  ← 최소값

예시:
=DMAX(A1:D100, "금액", F1:G2)
→ 조건에 맞는 레코드 중 금액의 최대값

데이터베이스 함수 vs SUMIF/SUMIFS 비교

항목	DB 함수 (DSUM 등)	SUMIF/SUMIFS
조건 지정 방식	별도 셀 범위(표 형태)	함수 인수에 직접 입력
복잡한 OR 조건	행 추가로 쉽게 처리	여러 SUMIFS 합산 필요
직관성	조건 범위가 시각적으로 명확	수식 안에서 파악
시험 출제 형태	조건 범위 별도 지정 방식	수식 직접 입력 방식

정렬 (Sort)

기본 정렬

방법: 데이터 탭 → 정렬 → 기준 열·정렬 방향 지정

다중 정렬 (우선순위):

기준1: 지역 (오름차순)
기준2: 점수 (내림차순) → 지역이 같은 경우 점수 높은 순으로 정렬

시험 주의사항:

정렬 전 반드시 데이터 범위 내 임의 셀 클릭
“내 데이터에 머리글 표시” 체크 여부 확인
사용자 지정 정렬(예: 월요일, 화요일… 순) 시 “목록” 추가 기능 활용

필터 (Filter)

자동 필터

방법: 데이터 탭 → 필터 → 열 머리글 드롭다운 → 조건 선택

주요 조건 유형:

텍스트 필터: 같음, 포함, 시작 문자, 끝 문자
숫자 필터: 같음, 보다 큼, 상위 10%, 평균 이상

고급 필터 (Advanced Filter) — 시험 핵심

고급 필터는 자동 필터로 불가능한 복잡한 조건 처리와 결과를 다른 위치에 복사 할 때 사용합니다.

사용 방법:

데이터 탭 → 고급 (Advanced)
목록 범위: 원본 데이터 범위 (머리글 포함)
조건 범위: 사전 작성한 조건 표 범위
복사 위치: 결과를 붙여넣을 시작 셀 (다른 위치로 복사 선택 시)

고급 필터 조건 범위 예시:

[OR 조건: 지역=서울 또는 점수>=90]
  지역    점수
  서울
          >=90

[AND + OR 혼합: (지역=서울 AND 점수>=70) OR (지역=부산 AND 점수>=80)]
  지역    점수
  서울   >=70
  부산   >=80

실전 팁: 고급 필터 결과를 “현재 위치에 필터”로 설정하면 원본 데이터에 필터 적용 / “다른 장소에 복사”로 설정하면 별도 위치에 추출 결과 붙여넣기.

피벗테이블 (Pivot Table)

피벗테이블이란

대량의 데이터를 다양한 기준으로 요약·분석하는 대화형 테이블입니다. 수식 없이 드래그앤드롭으로 복잡한 집계 보고서를 만들 수 있어 실무와 시험 모두에서 매우 중요합니다.

피벗테이블 구성 요소

영역	역할	예시
행(Rows)	세로 방향 그룹 기준	지역, 부서명
열(Columns)	가로 방향 그룹 기준	분기, 년도
값(Values)	집계할 데이터 필드	매출액 합계, 평균
필터(Filters)	전체 데이터 필터링	제품 카테고리

피벗테이블 생성 방법

데이터 범위 내 임의 셀 클릭
삽입 탭 → 피벗테이블
범위 확인 후 위치 선택(새 시트 권장)
필드 목록에서 필요한 필드를 각 영역으로 드래그

값 집계 방식 변경

기본값은 **합계(SUM)**이지만 다음으로 변경 가능:

사용 가능한 집계 함수:
- 합계 (Sum)
- 개수 (Count)
- 평균 (Average)
- 최대값 (Max)
- 최소값 (Min)
- 곱 (Product)
- 숫자 개수 (Count Numbers)
- 표준 편차, 분산 등

변경 방법: 값 영역 필드 → 마우스 우클릭 → 값 필드 설정 → 집계 방식 선택

값 표시 형식 (Show Values As)

% of Grand Total: 전체 합계 대비 비율
% of Column Total: 열 합계 대비 비율
% of Row Total: 행 합계 대비 비율
Running Total: 누계
Rank Largest to Smallest: 순위

피벗테이블 시험 출제 패턴

패턴 1: 특정 기준(지역, 부서)으로 매출을 행·열 기준 집계 패턴 2: 합계를 평균 또는 개수로 변경 패턴 3: 행·열 필드 추가/제거로 보고서 구조 변경 패턴 4: 그룹화 기능 (날짜를 월·분기·연도 단위로 묶기) 패턴 5: 피벗 차트 삽입

날짜 그룹화 방법:
날짜 필드 우클릭 → 그룹 → 월/분기/연도 선택

매크로 (Macro)

매크로란

**매크로(Macro)**는 사용자의 작업 순서를 기록해두었다가 버튼 클릭 등으로 자동 재실행하는 기능입니다. 내부적으로 VBA(Visual Basic for Applications) 코드로 저장됩니다.

매크로 기록 방법

보기 탭 → 매크로 → 매크로 기록 (또는 개발 도구 탭 → 매크로 기록)
매크로 이름 입력 (공백 없이, 첫 글자는 문자)
바로가기 키 지정 (선택): Ctrl+Shift+문자
저장 위치: 현재 통합 문서(기본) / 개인용 매크로 통합 문서
확인 → 작업 수행
기록 중지

주의사항:

기록 중 실수한 작업도 모두 기록됨 — 신중하게 수행
셀 참조 방식: 절대 참조(기본) vs 상대 참조(개발도구 → 상대 참조 사용 클릭 후 기록)

매크로 실행 방법

바로가기 키: 기록 시 지정한 Ctrl+키 조합
보기 탭 → 매크로 → 매크로 보기 → 실행
양식 컨트롤 버튼: 개발도구 → 삽입 → 양식 컨트롤의 단추(Button) → 그리기 → 매크로 지정

시험 출제 패턴:
1. "합계 계산" 매크로 기록: SUM 함수로 합계 입력
2. 서식 적용 매크로: 글꼴 색, 배경색, 굵게 등 서식 변경
3. 양식 컨트롤 버튼에 매크로 연결
4. 바로가기 키(Ctrl+Shift+H 등)로 실행

VBA 기초 구조

VBA 편집기 진입

방법: Alt + F11 (VBA 편집기 열기) 또는 개발 도구 탭 → Visual Basic

매크로 코드 기본 구조

Sub 매크로이름()
    ' 여기에 코드 작성 (작은따옴표는 주석)
    
    ' 셀 값 입력
    Range("A1").Value = "안녕하세요"
    
    ' 셀 참조 (현재 선택 셀 기준)
    ActiveCell.Value = 100
    
    ' 셀 이동
    Range("B2").Select
    
    ' 수식 입력
    Range("C1").Formula = "=SUM(A1:A10)"
    
End Sub

자주 사용하는 VBA 개체·속성·메서드

' 범위 참조
Range("A1")              ' A1 셀
Range("A1:C10")          ' A1:C10 범위
Cells(2, 3)              ' 2행 3열 = C2
ActiveCell                ' 현재 선택 셀

' 값과 수식
Range("A1").Value = 100         ' 값 입력
Range("A1").Formula = "=SUM(B1:B10)"  ' 수식 입력
Range("A1").ClearContents       ' 내용 삭제

' 서식
Range("A1").Font.Bold = True        ' 굵게
Range("A1").Font.Color = RGB(255, 0, 0)  ' 빨간색
Range("A1").Interior.Color = RGB(255, 255, 0)  ' 노란 배경

' 시트 참조
Worksheets("Sheet1").Select
Worksheets("Sheet1").Range("A1").Value = "테스트"

' 메시지 박스
MsgBox "작업이 완료되었습니다"

조건문과 반복문 기초

' If 조건문
If Range("A1").Value >= 60 Then
    Range("B1").Value = "합격"
Else
    Range("B1").Value = "불합격"
End If

' For 반복문
Dim i As Integer
For i = 1 To 10
    Cells(i, 2).Value = i * 2  ' B열에 2의 배수 입력
Next i

' For Each 반복문
Dim c As Range
For Each c In Range("A1:A10")
    If c.Value < 0 Then c.Font.Color = RGB(255, 0, 0)  ' 음수는 빨간색
Next c

실전 출제 패턴 분석

데이터베이스 함수 출제 패턴

전형적인 지시문:
"조건 범위(G1:H2)를 이용하여 [조건]에 해당하는
[집계 대상 필드]의 [합계/평균/최대/최소/개수]를 I1 셀에 구하시오."

풀이 전략:
1. 조건 범위 확인 (AND/OR 파악)
2. 데이터베이스 범위 확인 (머리글 포함)
3. 해당 D함수 입력

피벗테이블 출제 패턴

전형적인 지시문:
"[데이터] 시트의 데이터를 이용하여 [새 시트]에
피벗테이블을 작성하시오.
- 행: [필드명]
- 열: [필드명]
- 값: [필드명]의 합계/평균
- 보고서 레이아웃: 개요 형식/테이블 형식"

주의사항:
- 보고서 레이아웃 설정 잊지 말 것 (디자인 탭)
- 합계 행 표시/숨기기 설정
- 필드 이름 변경 요구사항 확인

매크로 출제 패턴

전형적인 지시문:
"다음 작업을 수행하는 '집계' 매크로를 작성하고,
[E10] 셀에 'Ctrl+Shift+A' 바로가기 키로 실행하는
양식 컨트롤 단추를 삽입하시오.
- [D2:D9] 범위에 합계를 구하는 SUM 함수 입력
- 글꼴: 굵게, 글꼴 색: 파란색"

풀이 전략:
1. 개발 도구 탭 활성화 확인
2. 매크로 기록 → 지시 순서대로 정확히 수행
3. 기록 중지
4. 단추 삽입 → 매크로 지정

핵심 개념 카드

데이터베이스 함수 조건 범위 ★★★★★ : =DSUM(데이터베이스, 필드, 조건범위). 조건범위 첫 행은 반드시 데이터베이스의 머리글과 동일한 필드명. 같은 행 = AND, 다른 행 = OR. 암기 포인트: DB 함수 조건은 “표 형태”로 별도 작성 — SUMIFS의 인수 내 조건과 다름

고급 필터 OR 조건 ★★★★★ : OR 조건은 조건 범위에서 서로 다른 행에 작성. AND 조건은 같은 행에 작성. 복합 AND+OR은 두 방법 조합. 암기 포인트: 같은 행 = AND / 다른 행 = OR — 데이터베이스 함수와 동일한 원칙

피벗테이블 값 집계 변경 ★★★★☆ : 기본 집계는 합계(SUM). 우클릭 → 값 필드 설정 → 원하는 집계 방식 선택. 평균, 개수, 최대/최소 등 가능. 암기 포인트: 시험에서 “합계” 대신 “평균으로 변경”을 자주 요구 — 무조건 값 필드 설정으로 해결

매크로 절대/상대 참조 ★★★★☆ : 기본은 절대 참조 기록 → 항상 동일 셀에 작업. 상대 참조 사용 클릭 후 기록하면 → 현재 선택 셀 기준으로 작업. 암기 포인트: 여러 셀에 반복 적용이 필요하면 상대 참조 / 특정 위치에 고정 작업이면 절대 참조

VBA Sub 프로시저 구조 ★★★☆☆ : Sub 이름() … End Sub 구조. Range(“A1”).Value로 값, .Formula로 수식, .Font.Bold로 서식 제어. 암기 포인트: MsgBox, InputBox는 자주 출제되는 VBA 기본 함수 — 괄호 안 문자열 입력

실전 퀴즈

Q1. 데이터베이스 함수의 조건 범위에서 AND와 OR 조건을 어떻게 구분하여 작성하는가? 예를 들어 “(지역=서울 AND 점수≥80) OR (지역=부산 AND 점수≥70)” 조건을 어떻게 표현하는가?

같은 행에 작성된 조건은 AND 관계, 서로 다른 행에 작성된 조건은 OR 관계다. 주어진 조건은 다음과 같이 표현한다.
지역    점수
서울   >=80
부산   >=70
첫 번째 행(서울, >=80)은 AND 관계, 두 번째 행(부산, >=70)은 첫 번째 행과 OR 관계가 된다.

Q2. 피벗테이블에서 날짜 필드를 ‘월’ 단위로 그룹화하는 방법을 설명하라.

피벗테이블에서 날짜 필드를 행 영역에 배치한 후, 날짜 값이 있는 셀을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 “그룹”을 선택한다. 그룹화 대화상자에서 “월”을 선택(또는 월+연도 동시 선택)하면 날짜가 월 단위로 묶여 표시된다. 시작일과 종료일도 자동 또는 수동으로 지정할 수 있다.

Q3. 매크로 기록 중 실수로 잘못된 셀을 선택했다. 어떻게 처리해야 하는가?

가장 안전한 방법은 기록을 즉시 중지하고, 기록된 매크로를 삭제한 후 처음부터 다시 기록하는 것이다. VBA 편집기(Alt+F11)에서 잘못 기록된 코드 줄을 직접 삭제하는 방법도 있지만, 시험 환경에서는 재기록이 더 안전하다. 매크로 기록 전 할 작업 순서를 미리 연습해두면 실수를 예방할 수 있다.

OIYO 편집부