Ch2. 워드프로세서 1급 — 메일머지와 문서 양식 작성

워드프로세서 1급 시험 구조 복습

워드프로세서 1급 필기는 워드프로세싱 일반, PC 운용 능력, 문서 관리 3개 과목으로 구성됩니다. 실기는 **한글(HWP)**을 이용한 문서 작성 능력을 평가합니다.

이번 챕터에서는 실기 시험에서 자주 출제되는 메일머지와 문서 양식 기능을 집중 정리합니다.

메일머지 (Mail Merge)

메일머지는 하나의 본문 서식에 여러 개의 데이터를 자동으로 삽입하여 개인화된 문서를 대량 생성하는 기능입니다.

활용 예시

같은 내용의 초청장을 100명에게 발송 — 이름과 주소만 다르게
성적표, 납부 안내서, 인증서 일괄 생성

메일머지의 3가지 구성 요소

구성	설명	예시
주 문서 (본문)	공통 내용이 담긴 서식 문서	초청장 본문
데이터 파일	개인별 데이터가 담긴 목록	이름·주소 목록
병합 필드	본문에서 데이터가 들어갈 위치	`{{이름}}`, `{{주소}}`

한글에서 메일머지 단계별 작업

1단계: 데이터 파일 작성

방법 1: 한글 내 주소록 사용

도구 → 주소록 편집
필드명 정의 (이름, 부서, 이메일 등)
데이터 입력

방법 2: 엑셀/CSV 파일 연결

첫 행을 필드명으로 구성
이후 행에 데이터 입력
파일 → 저장 → CSV 형식

2단계: 주 문서(본문) 작성

[본문 예시]
{{이름}} 귀하

안녕하세요. 저희 회사 {{연도}}년 연간 총회에 초청합니다.
일시: {{일시}}
장소: {{장소}}

참석 부탁드립니다.

병합 필드 삽입 방법:

도구 → 메일 머지 → 메일 머지 표시 달기
또는 {{ 직접 입력 후 필드명 입력

3단계: 메일머지 실행

도구 → 메일 머지 → 메일 머지 만들기
데이터 파일 선택
출력 방식 선택:
- 새 문서로: 각 레코드가 새 문서로 생성
- 현재 문서에 추가: 단일 파일에 모두 포함
- 프린터 출력: 바로 인쇄

메일머지 출력 결과

데이터가 3건이면 → 본문 서식 × 3 = 3개 완성 문서

양식 문서 작성

양식 문서란?

사용자가 특정 영역에만 입력할 수 있도록 입력 필드를 미리 정의해 놓은 문서입니다. 설문지, 신청서, 계약서 등에 활용됩니다.

양식 도구 종류

1. 입력란 (텍스트 입력)

삽입 → 양식 개체 → 입력란
- 사용자가 자유롭게 텍스트 입력 가능
- 최대 길이, 기본값 설정 가능

2. 체크박스

삽입 → 양식 개체 → 체크박스
- 체크/체크 해제 토글
- 활성화 값, 비활성화 값 설정 가능

3. 목록 상자 (콤보박스)

삽입 → 양식 개체 → 목록 상자
- 드롭다운으로 선택 항목 제공
- 항목 추가/삭제 가능

4. 계산식

특정 입력란의 값을 계산해 자동 표시할 수 있습니다.

양식 보호

작성이 완료된 양식 문서는 도구 → 문서 보호 → 양식 보호를 설정하면 지정된 입력란 외의 내용 수정이 불가능해집니다.

주석(Footnote)과 미주(Endnote)

차이점

구분	주석(Footnote)	미주(Endnote)
위치	같은 페이지 하단	문서 맨 마지막
번호	페이지별 또는 전체 일련번호	전체 일련번호
활용	단어 설명, 출처 표시	긴 참고문헌 목록

삽입 방법

커서 위치 → 삽입 → 주석 → 각주 (또는 미주)
→ 주석 번호 자동 삽입 → 하단에 내용 입력

덧말과 숨은설명

덧말 (Ruby Text)

한자나 어려운 단어 위나 아래에 작게 발음·설명을 표시하는 기능.

삽입 → 덧말
- 대상 텍스트 선택 → 덧말 내용 입력
- 위치: 위/아래 선택

활용: 한자 발음 표시, 외국어 번역, 약어 풀이

숨은설명 (Hidden Text)

문서에 표시되지 않는 주석을 삽입하는 기능.

서식 → 글자 모양 → 숨은설명 탭
- 화면에서 보이지 않음
- 인쇄 시 출력 여부 선택 가능
- 편집 모드에서는 표시됨

활용: 편집자 메모, 내부 지시사항, 초안 메모

실전 문제 유형

유형 1: 메일머지 설정

다음 중 메일머지에서 데이터 파일로 사용 가능한 형식은?

① HWP 파일만 가능
② DBF, CSV, XLS, HWP 가능
③ CSV 파일만 가능
④ TXT 파일만 가능

정답: ② (다양한 형식 지원)

유형 2: 양식 개체

양식 문서에서 사용자가 미리 정의된 항목 중 하나를 선택하도록 할 때 사용하는 양식 개체는?

① 입력란 ② 체크박스 ③ 목록 상자 ④ 계산식

정답: ③

유형 3: 각주와 미주

보고서 작성 시 인용 출처를 문서 맨 마지막에 모아서 표시하려 한다. 적합한 기능은?

① 각주 ② 미주 ③ 덧말 ④ 숨은설명

정답: ②

실전 퀴즈 5문항

Q1. 메일머지에서 병합 필드를 표시하는 기호는?

① <<필드명>> ② {필드명} ③ {{필드명}} ④ [필드명]

정답: ③ (한글에서는 이중 중괄호 사용)

Q2. 메일머지 데이터 파일에서 첫 행의 역할은?

① 첫 번째 레코드 데이터
② 필드명 정의
③ 날짜 정보
④ 파일 형식 지정

정답: ②

Q3. 양식 문서에서 입력란과 체크박스의 차이로 옳은 것은?

① 입력란은 선택, 체크박스는 자유 입력
② 입력란은 자유 텍스트 입력, 체크박스는 체크/해제 선택
③ 두 기능은 동일하다
④ 체크박스는 숫자만 입력 가능

정답: ②

Q4. 각주(Footnote)의 위치는?

① 문서 맨 마지막 ② 같은 페이지 하단 ③ 섹션 끝 ④ 챕터 끝

정답: ②

Q5. 덧말 기능의 주요 활용 목적은?

① 텍스트를 숨기기 위해
② 한자 발음 표시 또는 어려운 단어 설명
③ 인쇄 미리보기 전용
④ 메일머지 데이터 연결

정답: ②

OIYO 편집부